Regulament de înscriere pentru iMapp Bucharest – Winners League

Primăria Capitalei, prin CREART – Centrul de Creație, Artă și Tradiție al Municipiului București, organizează în data de 23 septembrie 2023, în Piața Constituției, Concursul internațional de  video mapping – iMapp Bucharest – Winners League.

iMapp Bucharest – Winners League, ajuns la cea de-a VIII-a ediție, este cel mai important proiect de video mapping din lume, având în vedere suprafața impresionantă de proiecție reprezentată de fațada Palatului Parlamentului (23.000 mp) și este membru ILO – International Light Festival Organisation.

Prezentul document oferă informații și instrucțiuni persoanelor care doresc să se înscrie în calitate de street food vendor la iMapp Bucharest, ediția a VIII-a.

Informații eveniment:

Locație: Piața Constituției

Perioadă desfășurare: 23 septembrie 2023

Interval orar desfășurare eveniment: 11:00 – 23.00

CALENDARUL SIMPLIFICAT AL PROCEDURII DE ÎNSCRIERE

I. Informații generale

1. Pentru evenimentul iMapp Bucharest – Winners League, ediția 2023, vor exista locuri disponibile pentru următoarele categorii de produse:

*Vendorii nu vor putea comercializa băuturi răcoritoare și bere deoarece în cadrul evenimentului vor exista zone special amenajate pentru aceste produse.

2. Persoanele care doresc să se înscrie în calitate de street food vendor în cadrul iMapp Bucharest, ediția 2023 pot fi entități juridice, precum: SRL, PFA, PFI, IF, II, Asociații, Organizații Neguvernamentale.
3. Înscrierea se realizează prin completarea unui singur formular de înscriere în forma transmisă public de către Organizator și prin transmiterea tuturor documentelor solicitate de către acesta. Alte solicitări scrise, fără prezența formularului, conduc la ineligibilitatea solicitantului de a intra în procesul de înscriere și selecție.
4. Înscrierea entităților juridice (SRL, PFA, PFI, IF, II, Asociații, Organizații Neguvernamentale) se realizează pentru ocuparea unui singur loc/spațiu de expunere și comercializare, niciuna dintre entitățile enumerate mai sus neavând posibilitatea de a solicita mai multe locuri/căsuțe.
5. Brandurilor internaționale nu li se permite înscrierea în procesul de selecție pentru ocuparea unui loc în scop de comercializare sau expunere brand. Participarea acestora în cadrul iMapp Bucharest – Winners League, ediția 2023, se poate face doar sub forma unui parteneriat sau contract de sponsorizare, încheiat cu Organizatorul

II. Cerințe obligatorii ale Organizatorului pentru participare la eveniment:

1. Entitățile juridice: SRL, PFA, PFI, IF, II, Asociații și Organizații Neguvernamentale trebuie să fie înregistrate la Registrul Comerțului cu cel puțin 6 luni înaintea depunerii dosarului de înscriere. De asemenea, entitățile juridice trebuie ca în ultimele 6 luni să fie înregistrate ca fiind active în domeniul comercial pe care doresc să-l desfășoare în cadrul evenimentului.
2. Pentru toate categoriile de produse alimentare este obligatoriu ca aplicanții să fi participat la cel puțin două evenimente în aer liber (în București, în țară sau străinătate), lucru exemplificat prin fotografii, dar și prin descrierea acestor participări în formular.
3. Aplicanții trebuie să folosească materiale biodegradabile în care să servească și să ambaleze produsele comercializate (pahare, farfurii, linguri, furculițe, pungi de împachetare și vânzare, etc.) conform Ordinului nr 6 din 25 august 2021 – privind reducerea impactului anumitor produse din plastic asupra mediului, Capitolul 5, Art. 5, alin 1.

4. Entitățile juridice trebuie să dețină și să utilizeze casă de marcat și POS.

III. Documente obligatorii de anexat formularului de înscriere:

1. Pentru SRL, PFA, PFI, IF, II:

• Copie a cărții de identitate a administratorului;
• Copie Certificat Unic de Înregistrare (CUI);
• Copie Certificat Constatator din care să rezulte obiectul principal de activitate care să coincidă cu specificul de activitate ce urmează să fie desfășurată în cadrul evenimentului. Acesta trebuie sa conțină Codul CAEN pentru partea de producție (în funcție de specificul activității dvs.) și Codul CAEN pentru partea de comercializare a produselor prin standuri piețe și chioșcuri (CAEN 4781);
• Documentul de Înregistrare emis de către Direcția de Sănătate Veterinară (în vigoare la data desfășurării evenimentului) care trebuie să fie în conformitate cu activitatea pe care urmează să o desfășoare în cadrul evenimentului (pentru toate produsele alimentare);
• Declarații de conformitate (pentru produsele alimentare);
• Minim 5 și maxim 10 fotografii ale produselor;
• Minim 3 fotografii ale standului de la un eveniment anterior;
• Minim 3 și maxim 5 fotografii ale locului /atelierului/laboratorului de producție.

2. Pentru Asociații și ONG-uri:

• Copie a cărții de identitate a președintelui;
• Certificat de Înregistrare Fiscală (CIF);
• Statutul asociației / ONG-ului din care să reiasă că scopul și obiectivele acesteia corespund cu activitatea declarată în formularul de înscriere;
• Scrisoare redactată de către Președintele Asociației / ONG-ului, din care să reiasă modul în care prezența la iMapp Bucharest este benefică misiunii și cauzei susținute;
• Documentul de Înregistrare emis de către Direcția de Sănătate Veterinară (document intrat în vigoare la data desfășurării evenimentului) ce trebuie să fie în conformitate cu activitatea pe care urmează să o desfășoare în cadrul evenimentului (pentru toate categoriile de produse alimentare);
• Declarații de conformitate (pentru produse alimentare);
• Minim 5 și maxim 10 fotografii ale produselor;
• Minim 3 fotografii ale standului de la un eveniment anterior;
• Minim 3 și maxim 5 fotografii ale locului /atelierului/laboratorului de producție.

IV. Formularul de înscriere alături de toate documentele solicitate anterior pot fi transmise astfel:

•  Depuse fizic la sediul CREART din Piața Alexandru Lahovari, nr.7 (etajul 1, biroul 1), în perioada 27.07 – 18.08.2023, de Luni până Vineri în intervalul orar 10:00-16:30; Pentru informații suplimentare sau întrebări ne puteți contacta la numărul de telefon +40.021.318.38.04, persoane de contact: Elena Matei, Diana Tîrziu.
• Pe adresa de e-mail targ@creart.ro, în perioada 27.07 – 18.08.2023, termenul limită fiind până pe 18 august 2023, ora 16:30. Nu vor fi înregistrate formularele de înscriere trimise la o altă adresă de e-mail decât cea specificată – targ@creart.ro sau primite pe e-mail după expirarea termenului de depunere. Pentru a evita marcarea mail-urilor ca spam de către filtrele CREART vă rugăm ca dimensiunea acestora să nu depășească 20 Mb. De asemenea, vă rugăm ca în cazul în care arhivați documentele acestea să fie arhivate ca fișiere .RAR sau să urcați întregul conținut pe platforma de transfer com

! Este obligația aplicantului să se asigure că documentele transmise au fost recepționate de către Organizator!

! Pe site-ul www.CREART.ro va fi publicată lista tuturor celor care s-au înscris, datele fiind actualizate în următoarea zi lucrătoare.

V. Completarea formularului de înscriere

În funcție de produsele cu care aplicantul dorește să participe, acesta trebuie să completeze un singur formular de înscriere pus la dispoziție de Organizator.

Formularele conțin mai multe categorii, însă aplicantul are obligația să se bifeze o singură categorie dintre cele menționate.

Câmpurile din formular care sunt marcate cu simbolul * sunt obligatorii, necompletarea acestora conduce la clasificarea aplicației ca fiind incompletă. Menționăm faptul că toate datele referitoare la produse transmise prin formularul de înscriere nu pot fi modificate pe perioada desfășurării evenimentului fără o înștiințare în prealabil a Organizatorului sau fără acordul expres al acestuia.

Aplicantul trebuie să răspundă clar și concis la întrebările deschise ce fac referire la descrierea produselor și să se asigure că a transmis toate informațiile necesare pentru ca Organizatorul să înțeleagă activitatea desfășurată.

Comisia de Analiză și Selecție poate decide descalificarea aplicanților dacă se constată fals în declarații (de exemplu însușirea de fotografii ale altor vendori / de pe internet, declarații false pe propria răspundere privind implicarea în procesul de producție, neconcordanțe grave în documentele depuse);

VI. Comisia de Analiză și Selecție: 21 – 23 august 2023

Selecția va fi realizată de către o Comisie de Analiză și Selecție alcătuită conform prevederilor de organizare internă ale CREART.

În cazul în care Comisia are îndoieli asupra calității sau veridicității produselor din modul în care au fost prezentate în formularul de înscriere, aceasta își rezervă dreptul să plaseze aplicantul înscris într-o altă categorie sau să semnaleze materialele false.

Comisia își rezervă dreptul de a accepta un aplicant în cadrul evenimentului doar cu anumite produse prezentate în formularul de înscriere al acestuia. În funcție de specificul evenimentului și de numărul aplicanților ce doresc să comercializeze același tip de produse, Comisia își rezervă acest drept, astfel încât să poată oferi publicului o gamă de produse cât mai diversificată și de o calitate superioară.

Analiza va fi efectuată la nivelul fiecărei categorii de produse, evaluând aplicația fiecărui solicitant din categoria respectivă. În funcție de numărul aplicanților și de posibilitățile de organizare, pot fi selectați doar un anumit număr de vendori din fiecare categorie, astfel încât gama de produse oferită publicului vizitator să fie cât mai diversificată.

Criterii de analiză și de selecție:

• Conformitatea documentelor cu specificul activității;
• Demonstrarea experienței aplicantului în domeniul în care activează;
• Estetica și calitatea produselor: etichetarea, ambalarea, tehnici specifice folosite în prepararea produselor, specificarea sursei de proveniență a materiei prime și a ingredientelor folosite;
• Prezentarea documentelor care atestă analiza de calitate realizată produselor care sunt propuse spre comercializate;
• Estetica food-truck-ului: așa cum reiese din fotografiile transmise de aplicant;
• Analiza activității aplicantului într-un alt eveniment organizat de către CREART (dacă a mai participat), pe baza fișelor de evaluare întocmite de Organizator;
• Varietatea gamei de produse propuse, precum și gradul de unicitate pe care acestea îl prezintă în comparație cu celelalte produse înscrise pentru participare.

Pentru produsele alimentare preparate în locație vor avea prioritate aplicanții care dovedesc faptul că desfășoară activitatea în mod frecvent, respectiv că au participat la diverse târguri / festivaluri în București sau în alte orașe din țară sau străinătate. De asemenea se dorește să se ofere publicului vizitator o gamă cât mai diversificată de produse culinare.

În data de 24 august 2023 vor fi publicate pe site-ul www.creart.ro, listele cu aplicanții declarați admiși sau respinși de către Comisia de Analiză și Selecție.

VII. Comisia de Soluționare a Contestațiilor: 28 – 29 august 2023

În urma selecției realizate de Comisia de Analiză și Selecție, aplicanții declarați respinși pot depune un formular de contestație care va fi pus la dispoziție de CREART în data de 24.08.2023 pe site-ul instituției. Pentru a fi validă contestația, formularul de contestație poate fi depus fizic sau pe e-mail (targ@creart.ro), doar în perioada 24 – 25.08.2023, până la ora 16:30.

*Atenție!! Aplicanții nu pot depune documente/prezentări suplimentare față de cele trimise inițial, pentru a fi prezentate Comisiei de Soluționare a Contestațiilor.

Comisia de Soluționare a Contestațiilor este alcătuită conform prevederilor de organizare internă ale CREART, întrunirea acesteia având loc în perioada 28 – 29.08.2023.

Aplicanții care vor depune contestație, indiferent de rezoluția Comisiei de Soluționare a Contestațiilor, vor primi răspuns în scris la aceasta, pe adresa de e-mail menționată în formularul de înscriere. Persoanele care nu au adresă de e-mail vor putea să se prezinte la sediul CREART pentru a ridica răspunsul la contestație, începând cu data de 04.09.2023.

Rezultatele finale rezultate după soluționarea contestațiilor vor fi afișate pe site-ul www.creart.ro, în data de 30.08.2023.

VIII. Taxa de participare

Aplicanții selectați să participe în cadrul iMapp Bucharest – Winners League, ediția 2023 vor avea obligația contractuală de a achita taxa de participare stabilită de Consiliul de Administrație al CREART și aprobată prin Hotărârea Consiliului General al Municipiului București. În taxa de participare sunt incluse următoarele servicii achiziționate de CREART în folosul vendorilor: pază, electricitate, salubrizare, colectare ape reziduale și ulei uzat, după caz.

Taxa de participare trebuie achitată înainte de începerea evenimentului, în termenul ce va fi comunicat ulterior de Organizator, în baza facturii emise de CREART iar aceasta variază după cum urmează:

! Numărul total de kilowați disponibil pentru aplicanții înscriși este de maximum 15 kw instalați. Nu sunt permise depășiri de consum electric sau solicitări de suplimentare a numărului de kilowați.

 Descarcă de aici formularul de înscriere.